Además
de los 4 asuntos clave señalados en la entrega de septiembre, para implantar un
nuevo sistema de gerencia, basado en la
mejora continua y el trabajo en equipo, es también indispensable realizar las
siguientes acciones:
5.
Organizarse para trabajar en equipo y anunciar los cambios.
Para evitar las demoras burocráticas que son
normales cuando se trata de cambiar la estructura organizacional de una corporación cualquiera,
sin modificarla organización piramidal existente en la
refinería decidimos que cada grupo de la misma sería un verdadero equipo de trabajo,
empezando por la gerencia y terminando en el personal que ocupaba el peldaño
inferior de la estructura piramidal. Estos eran los equipos naturales de
trabajo. También formamos equiposespeciales, multidisciplinarios,
para darle atención diaria y pormenorizada a cada unidad industrial. Estos
equipos son diferentes a los de carácter temporal que se forman en cualquier
instalación industrial para atender una necesidad específica, como la originada por un incendio o un
accidente. Con excepción del gerente de la
refinería y el personal que no tenía
responsabilidad alguna de supervisión, cada persona participaba en dos equipos,
actuando como líder en uno de ellos. Cabe señalar que trabajar en equipo no es
fácil, principalmente, y resumiendo, porque “cada cabeza es un mundo”. De allí
que se requiere tolerancia, motivación y vocación para lograrlo, más aun cuando el
número de miembros pasa de tres.
Definitivamente,
para trabajar en equipo hay que eliminar el reporte uno a uno entre supervisor
y supervisado. En cambio hay que presentar a todos los miembros las
dificultades y logros particulares de su equipo natural y cómo hicieron para
obtenerlos. De esta manera todos participarán con ideas y apoyo a la
organización particular de cada miembro.
6. Cada equipo debe establecer y/o
mantener los sistemas y procesos de trabajo, los indicadores para controlar los
últimos y asegurarse que los procedimientos y métodos de trabajo son correctos.
7. Explicar a todo el personal en qué consiste
este sistema de trabajo y señalar personalmente, y por todos los medios posibles,
cuáles son los beneficios personales
que esta forma habitual de pensar, de ser y de hacer las cosas le brindará a cada
uno de ellos. Los mayores beneficios personales que hayque hacer resaltar son: la menor cantidad de
trabajo a ejecutar bajo condiciones indeseables de estrés, debido a la
estabilidad operacional y potencialmente el tiempo libre que ello genera y que preferentemente
puede dedicarse a la familia.
8. Buscar, encontrar y corregir las causas
raíz de fallas, desviaciones y problemas. Es decir, eliminar sistemáticamente el
máximo de desperdicio (diferencia entre lo que debe ser y lo que es), logrando
así la mejora continuay la
excelencia.
9. Fomentar un excelente clima de
trabajo y asegurarse de que perdura.
Desde
el comienzo mismo de este gran reto al que se someta una organización, si es bien
encauzado y dirigido a lo largo de ese cauce, empezará a surgir un clima de
trabajo diferente por las interrelaciones implícitas al trabajo en equipo y crecerá con la satisfacción por los resultados
obtenidos en “la primera victoria” al aplicar la mejora continua. Y continuará creciendo con cada victoria de
los diferentes equipos. Y el contagio será completo en toda la organización. La
clave: el liderazgo en cada equipo y el lenguaje común al comunicarse unos con
otros.
